Co přenést a co nechat
Přenášejte to, s čím budete dál pracovat. Uzavřené roky můžete nechat ve starém programu.
- Klienty, kterým fakturujete nebo budete fakturovat.
- Projekty, které běží, a hodiny, které na nich ještě nejsou vyfakturované.
- Faktury, které chcete vidět u klienta, hlavně ty nezaplacené.
Import umí čtyři oblasti: Klienti, Projekty, Záznamy času a Faktury. Tikety, náklady a obchod zatím ne.
Import krok za krokem
Airine načítá soubor ve vlastním tvaru JSON. Převod ze starého nástroje za vás udělá Claude, stačí vám běžný chat s ním. Konektor k tomu nepotřebujete.
- Ve starém nástroji si stáhněte export v CSV, XLSX nebo JSON.
- V Airine otevřete Nastavení → Data → Import dat a klikněte na Zkopírovat prompt.
- Vložte prompt do Clauda spolu s exportem. Co vám Claude vrátí, uložte jako
soubor
.json. - V Airine klikněte na Vybrat soubor a pak na Náhled. Náhled nic nezapisuje. Ukáže, co vznikne, co se přeskočí a které řádky mají chybu.
- Když náhled sedí, klikněte na Zapsat do appky.
Import smí jen admin. Jeden soubor může mít až 20 000 řádků. Přerušený import dokončíte tím, že ho spustíte znovu: co už v Airine je, se přeskočí.
Každý běh najdete v seznamu Proběhlé importy. Tlačítkem Vrátit ho vrátíte celý: data z něj se skryjí, číselníky zůstanou.
Tabulku v CSV Airine přímo nenačte. Proto ten krok přes Clauda.
Klienti
Pár klientů založíte rovnou v Airine. V Kontaktech klikněte na Nový kontakt a začněte psát název nebo IČO. Airine nabídne subjekty z ARES a fakturační údaje doplní sama.
Desítky klientů přeneste importem. Kontakt bez jména i bez firmy import odmítne a v náhledu ho uvidíte mezi chybami.
Běžící projekty
Projekty přenese import i s klientem. Projekt, u kterého export neuvádí stav, bude Airine brát jako rozpracovaný.
K projektům přeneste i záznamy času. U každého záznamu se přenese, jestli je fakturovatelný a jestli už byl vyfakturovaný. Na co sazba chybí, to zůstane s nulovou částkou a náhled vás na to upozorní.
Lidé, kteří jsou v záznamech času a v týmu Airine nejsou, se založí jako dodavatelé. Za placená místa se nepočítají.
Jak se projekt účtuje, nastavíte u projektu v části Cena a účtování. Postup je v návodu k fakturaci.
Staré faktury
Faktury importem přenesete s původním číslem, datem vystavení a splatnosti, klientem, projektem, měnou, položkami a stavem. Když stav chybí, faktura s datem úhrady bude uhrazená a bez něj odeslaná.
Číslo, které už v Airine je, import odmítne. Dvě faktury se stejným číslem tak nevzniknou.
Na číselnou řadu to vliv má. Airine čísluje faktury ve tvaru F, rok, měsíc
a pořadí, třeba F260901. Když mají staré faktury stejný tvar, nová
faktura v témže měsíci naváže za nejvyšším číslem. Jinak řada v Airine začne
v každém měsíci od 01. Počáteční číslo ručně nastavit nejde.
Starou řadu s jiným tvarem nechte ve starém programu a v Airine začněte novou. Jak řada funguje, popisuje návod k fakturaci.
Když budete chtít odejít
Data jsou vaše a odnesete si je bez psaní na podporu.
- Otevřete Nastavení → Data → Export dat.
- Vyberte, co chcete stáhnout: kontakty, firmy, projekty, výkazy práce, transakce, faktury, dodavatele, obchodní případy, prospekty, tikety a tým. Nebo rovnou Vybrat vše.
- Zvolte formát CSV, nebo JSON. Období můžete nechat prázdné, pak se stáhne všechno.
- Klikněte na Stáhnout ZIP.
V ZIPu je soubor na každý druh dat a soupis obsahu. CSV otevře Excel i Tabulky. Hesla ani klíče k integracím export neobsahuje. Exportovat smí admin.
Po zrušení předplatného zůstane workspace jen ke čtení a exportu, a to do data smazání, které uvidíte v Nastavení → Předplatné.