Údaje vydavatele
- Otevřete Nastavení → Finance a fakturace → Fakturace.
- V části Vydavatel vyplňte název firmy, IČO a adresu: ulici a číslo popisné, město, PSČ a zemi.
- Jste-li plátci DPH, přepněte Plátce DPH na Ano. Doplňte DIČ, sazby DPH, výchozí sazbu a datum, od kdy jste plátci.
- V části Platba vyplňte číslo účtu, IBAN a SWIFT/BIC.
Bez IČO z Airine fakturu nevystavíte. IBAN potřebuje QR platba na faktuře. Zkrácený název se použije v názvu souboru PDF.
Fakturujete za víc firem? Klikněte na Přidat subjekt. Každý subjekt má vlastní údaje, logo a číselnou řadu. Jeden z nich je výchozí, u projektu pak v poli Fakturuje vyberete jiný. Subjekt, který už nepoužíváte, archivujete. Faktury, které vystavil, zůstanou.
Splatnost, logo a patička
Splatnost zadáváte u každé faktury ve dnech, předvyplněných je 14. U opakované faktury ji nastavíte v šabloně.
Logo nahrajete v části Logo na faktuře tlačítkem Nahrát logo. Další subjekt může převzít logo výchozího.
Do Patičky faktury patří, co má stát dole na každé faktuře: třeba zápis v obchodním rejstříku nebo web.
Číselné řady
Číslo přidělí Airine sama. Skládá se z písmena dokladu, roku, měsíce a pořadí v měsíci:
- faktury
F260901, - dobropisy
D260901.
Pořadí běží v měsíci společně pro faktury i dobropisy a od stého dokladu je
trojmístné. Variabilní symbol tvoří jen rok, měsíc a pořadí, tedy
260901.
Každý fakturující subjekt má vlastní řadu. Rozlišíte je Předponou
řady: prázdná dává F260901, předpona O dává
OF260901. Příští číslo vidíte v nastavení vedle řady.
V řadě nevznikají díry. Koncept číslo nemá a dostane ho až při schválení, takže smazaný koncept žádné číslo nespotřebuje. Vystavenou fakturu smazat nejde, ruší se stavem Stornováno a její číslo zůstane obsazené.
Faktura z projektu
- Otevřete projekt a v boxu Faktury klikněte na Vytvořit fakturu.
- V Náhledu faktury zvolte Způsob fakturace: Celý projekt, Všechny položky, nebo Konkrétní měsíc.
- Zkontrolujte datum vystavení, splatnost a položky. Položky projektu můžete sloučit do jednoho řádku a skrýt u nich množství a jednotkovou cenu.
- Případně připište poznámku pro klienta a klikněte na Vytvořit fakturu.
Faktura z projektu se vystaví rovnou: dostane číslo, stav Odesláno a otevře se ve Financích. U hodinového projektu na ni jdou fakturovatelné hodiny, které ještě vyfakturované nejsou. Tentýž měsíc projektu celý dvakrát nevyfakturujete.
Víc projektů jednoho klienta dáte na jednu fakturu ze seznamu projektů: projekty zaškrtněte a klikněte na Faktura.
Máte v Nastavení → Časy zapnuté Schvalování záznamů času? Pak se fakturují jen schválené hodiny.
Faktura bez projektu
- Ve Financích otevřete záložku Faktury a klikněte na Nová faktura.
- Vyberte klienta. Projekt je nepovinný.
- Položky pište po řádcích ve tvaru
název;cena;množství. - Klikněte na Vytvořit koncept.
- Koncept otevřete, zkontrolujte a klikněte na Schválit a odeslat.
Dokud koncept neschválíte, nic se neúčtuje a koncept můžete smazat. Schválením dostane faktura číslo a datum vystavení podle dne schválení. Ve Financích se k ní založí navázaná transakce.
Airine fakturu klientovi sama e-mailem neposílá. Stáhněte si PDF tlačítkem Stáhnout PDF, nebo klientovi pošlete Veřejný odkaz. Ten se zkopíruje do schránky.
Opakovaná faktura za paušál
Na paušál si připravte šablonu. Airine z ní každý měsíc ve zvolený den udělá koncept a vy ho jen schválíte.
- Ve Financích na záložce Faktury klikněte na Opakované faktury a pak na Nová šablona.
- Vyplňte název šablony a vyberte klienta.
- Nastavte Den v měsíci, splatnost ve dnech a kdo fakturuje.
- Položky napište po řádcích ve tvaru
název;cena;počet, třebaMěsíční paušál;15000;1. - Klikněte na Uložit šablonu.
V nastavený den najdete ve Fakturách nový koncept. Po kontrole ho schválíte tlačítkem Schválit a odeslat. Sama Airine nic nevystaví ani neodešle. Den 31 v kratším měsíci připadne na jeho poslední den.
Projekt můžete vést i jako Měsíční paušál s částkou za měsíc. Takový projekt sám žádnou fakturu ani koncept nezaloží, na to je šablona výš. Airine ho ale ukazuje v přehledu projektů mezi těmi, které čekají na fakturaci. Fakturu za něj vystavíte z projektu volbou Konkrétní měsíc.
Záloha a faktura na část ceny
Fakturu na část ceny vystavíte z projektu. V Náhledu faktury u Výše faktury zvolte 10, 40 nebo 50 %, případně napište částku. Na položce faktury pak stojí „záloha“ s procentem, nebo „dílčí fakturace“.
Zbytek doúčtujete později stejnou cestou volbou K uhrazení. Airine na fakturu dá doplatek. Faktura na část ceny měsíc projektu neuzavře, takže doplatek ve stejném měsíci projde.
Obě faktury jsou běžné faktury z řady F. Zálohovou fakturu, po které teprve následuje daňový doklad, z aplikace zatím nevystavíte.
Faktura v cizí měně
Měnu a jazyk faktury určuje klient. V jeho kontaktu v části fakturace nastavte Měnu dokladů a Jazyk dokladů.
- Měny: česká koruna, euro, americký dolar a britská libra.
- Jazyky dokladů: čeština a angličtina.
Faktura se vystaví v měně klienta a kurz ČNB ke dni vystavení se na ni zmrazí. Kurz můžete u faktury přepsat ručně, prázdné pole znamená kurz ČNB. Přehledy Airine přepočítává do Účetní měny, kterou nastavíte ve Fakturaci. QR platba je v měně faktury.
Stav platby
Platby z banky Airine zatím nenačítá. Úhradu označíte ručně v detailu faktury:
- Uhrazeno zvolíte ve výběru stavu. Datum úhrady můžete nastavit vedle.
- Částečně uhrazeno potřebuje uhrazenou část. Airine pak ukáže, kolik zbývá.
- Po splatnosti nemusíte přepínat. Airine ho ukáže sama u každé faktury, které minula splatnost a ještě na ní něco zbývá.
- Stornováno použijete u vystavené faktury, kterou rušíte. Zpět do konceptu se faktura nevrací.
Na faktuře je QR platba podle české bankovní normy. Nese zbývající částku, variabilní symbol a číslo faktury. Ukáže se, když je ve Fakturaci vyplněný IBAN. U uhrazené a stornované faktury QR není.
Potřebujete fakturu opravit? Tlačítko Dobropis vystaví dobropis na celou částku. Vznikne hned jako uhrazený doklad se zápornou částkou. Tlačítkem Duplikovat pak připravíte nový koncept podle původní faktury.